La gestion des consommables d’impression est souvent un poste sous-estimé dans les petites et moyennes entreprises (PME). Pourtant, mal géré, il peut entraîner des surcoûts, du gaspillage, une dégradation de la performance environnementale et une complexité inutile dans les processus internes. Toners et cartouches d’encre, papiers, pièces de rechange… ces fournitures pèsent sur les budgets et peuvent se transformer en pertes séches si elles ne sont pas utilisées à bon escient.
Voici un guide complet pour mettre en place une gestion optimisée des consommables d’impression dans une PME, éviter le gaspillage, et gagner en efficacité économique comme écologique.
1. Comprendre les sources de gaspillage
Avant de mettre en place une stratégie, il faut identifier les causes les plus fréquentes de gaspillage dans les PME :
- Surstockage : des commandes excessives de consommables « au cas où », qui finissent par périmer ou devenir incompatibles avec le matériel.
- Mauvais référencement : absence de suivi ou d’identification des consommables par imprimante, menant à des erreurs d’achat.
- Absence de politique d’impression : les collaborateurs impriment sans règles claires (impressions personnelles, abus du couleur, recto simple, etc.).
- Manque de communication interne : personne n’est en charge de signaler les stocks faibles ou les erreurs de commande.
2. Mettre en place un inventaire centralisé
La première bonne pratique est d’établir un inventaire centralisé des consommables, avec une mise à jour régulière. Cela permet de :
- Connaître en temps réel l’état du stock.
- Identifier les consommables inutilisés ou bientôt périmés.
- Anticiper les besoins de réapprovisionnement.
- Éviter les achats en double.
Cet inventaire peut être géré via un tableur partagé ou, mieux, un logiciel de gestion de stock si le volume est important.
3. Désigner un référent consommables
Nommer une personne référente pour la gestion des consommables est essentiel. Son rôle ?
- Gérer les commandes et le suivi du stock.
- Contrôler l’utilisation des cartouches, papiers, et pièces.
- Communiquer avec les fournisseurs.
- Sensibiliser les salariés aux bonnes pratiques d’impression.
Ce poste peut être à temps partiel ou tournant dans les petites structures.
4. Standardiser les imprimantes et consommables
Une erreur fréquente dans les PME est la diversité excessive de matériel d’impression. Plusieurs marques, modèles, technologies… ce qui multiplie les références de consommables et complique leur gestion.
En standardisant les imprimantes (par exemple, une même marque et modèle pour tous les postes), vous :
- Réduisez le nombre de consommables différents.
- Simplifiez les achats.
- Optimisez les stocks.
- Facilitez la maintenance.
5. Définir une politique d’impression claire
Pour éviter le gaspillage, une charte d’impression simple peut être mise en place :
- Utilisation par défaut du mode éco ou brouillon.
- Impressions en noir et blanc prioritaires.
- Recto verso obligatoire quand possible.
- Interdiction d’impression personnelle sauf autorisation.
- Mise en place d’un système de badge ou code d’accès pour limiter les impressions inutiles.
Cette charte doit être communiquée clairement à tous les salariés.
6. Sensibiliser les collaborateurs
Impliquer les salariés est une condition-clé de la réussite. Quelques idées :
- Rappels mensuels ou affichages près des imprimantes.
- Indicateurs de performance (nombre de pages imprimées, cartouches utilisées).
- Mise en place d’un « challenge éco » entre services.
La responsabilisation collective est souvent plus efficace que des sanctions individuelles.
7. Analyser la consommation
Collecter et analyser les données d’utilisation (via les imprimantes connectées ou des logiciels de suivi) permet de :
- Identifier les postes ou services les plus consommateurs.
- Comprendre les pics d’utilisation.
- Détecter les usages anormaux ou abusifs.
- Ajuster les commandes à la réalité des besoins.
Cette démarche permet une amélioration continue.
8. Valoriser les consommables inutilisés
Certaines PME stockent des toners ou cartouches neufs inutilisés suite à une erreur d’achat, un changement de parc d’impression, ou un contrat fournisseur non renouvelé.
Ces consommables peuvent être revendus à des spécialistes comme STOCK TONER, qui rachètent les toners neufs encore scellés. Cela permet :
- De récupérer une partie de la mise initiale.
- D’éviter la perte sèche ou la mise en décharge.
- D’inscrire cette démarche dans une logique RSE.
La reprise de toner neuf est une solution simple, rapide et rentable pour les PME.
9. Prévoir des commandes ajustées et planifiées
Plutôt que d’acheter en grande quantité pour obtenir un tarif, il est préférable d’opter pour une commande régulière et ajustée aux besoins réels. Cela :
- Évite les stocks dormants.
- Réduit les risques de péremption ou d’incompatibilité.
- Fluidifie la trésorerie.
Un bon fournisseur pourra vous proposer des livraisons fractionnées ou du drop shipping.
10. Intégrer la gestion des consommables à la politique RSE de l’entreprise
Enfin, une gestion vertueuse des consommables s’inscrit parfaitement dans une démarche de responsabilité sociétale.
- Moins de gaspillage = moins d’impact environnemental.
- Revente des surplus = contribution à l’économie circulaire.
- Suivi des consommations = plus de transparence.
Les entreprises qui préparent leur bilan carbone ou qui souhaitent communiquer sur leur impact positif trouveront ici un axe d’amélioration concret, mesurable, et valorisable.
STOCK TONER
La bonne gestion des consommables dans une PME n’est pas un détail administratif, mais une véritable stratégie de performance. En appliquant quelques bonnes pratiques simples — inventaire, référent dédié, standardisation, politique claire, revente des surplus — les entreprises peuvent réduire leurs coûts, gagner en efficacité, et répondre aux enjeux environnementaux actuels.
STOCK TONER se tient à la disposition des PME souhaitant valoriser leurs toners neufs inutilisés. Une solution concrète, simple et durable pour toute entreprise qui veut conjuguer bon sens économique et impact positif.