La gestion des infrastructures informatiques dépasse aujourd’hui la simple supervision des serveurs, logiciels et réseaux. Les directions IT (DSI) ont désormais un rôle clé dans l’organisation, la performance et la durabilité de l’entreprise. Pourtant, un poste souvent sous-estimé reste source de gaspillage et de coûts cachés : la gestion des consommables d’impression.
Toners, cartouches d’encre, tambours et kits de maintenance représentent un véritable enjeu budgétaire, organisationnel et écologique. Découvrons pourquoi les DSI doivent intégrer ce volet dans leur périmètre de responsabilités, et comment des solutions comme la reprise de toners neufs peuvent transformer ce défi en opportunité.
1. Consommables d’impression : un poste budgétaire sous-évalué
Un coût caché dans le budget IT
Les consommables représentent un poste récurrent mais rarement visible dans les budgets IT. Pourtant :
- Ils pèsent plusieurs milliers d’euros par an dans les PME, et bien plus dans les grands groupes.
- Les mauvaises pratiques (surstockage, achats d’urgence, produits inadaptés) entraînent des coûts supplémentaires.
- Les toners et cartouches non utilisés, souvent après un changement de parc d’imprimantes, deviennent des stocks dormants.
En reprenant la main sur ce poste, la DSI peut optimiser les coûts liés à l’impression et démontrer son impact direct sur la rentabilité.
2. Gestion des consommables : un enjeu organisationnel
Continuité de service
Un simple manque de toner peut paralyser un service administratif ou financier. Factures, contrats, bulletins de paie… autant de documents stratégiques qui dépendent de la disponibilité des consommables.
La direction IT a donc tout intérêt à intégrer la gestion des consommables à son périmètre afin d’assurer une continuité de service, au même titre que pour les serveurs ou la messagerie.
Prévention des pannes et de la mauvaise qualité
- Un toner contrefait ou stocké dans de mauvaises conditions peut endommager une imprimante.
- Une cartouche périmée ou sèche entraîne des impressions de mauvaise qualité.
Une gestion proactive réduit ces risques et garantit un parc bureautique fiable et performant.
3. Sécurité, conformité et réglementation
Risques liés aux produits non officiels
Les consommables de contrefaçon peuvent :
- endommager le matériel,
- compromettre la sécurité des périphériques connectés,
- exposer l’entreprise à des risques de non-conformité réglementaire.
Traçabilité et reporting réglementaire
Dans certains secteurs (santé, administrations, finance), la traçabilité des consommables fait partie des audits internes. Les DSI doivent donc garantir la conformité, y compris dans la gestion des toners et cartouches.
4. Gestion des consommables et démarche RSE
Les consommables sont aussi un levier de performance extra-financière :
- Limiter le gaspillage permet de réduire les émissions liées à la production.
- La reprise de toners neufs contribue à l’économie circulaire.
- Les volumes recyclés ou revendus peuvent être intégrés au bilan carbone et reporting ESG de l’entreprise.
En s’impliquant dans ce domaine, la DSI renforce le rôle stratégique de l’IT dans la transition écologique.
5. Bonnes pratiques pour les directions IT
Pour une gestion optimisée et responsable des consommables, la DSI peut mettre en place :
- Un inventaire centralisé par site ou service.
- La règle du FIFO (First In, First Out) pour éviter la péremption.
- Un contrôle qualité des achats pour éviter les contrefaçons.
- Des partenariats avec des experts comme STOCK TONER pour la reprise des toners neufs inutilisés.
- Des indicateurs de suivi (stocks, consommations, recyclage) intégrés aux reportings IT et RSE.
Conclusion : un enjeu stratégique pour la DSI
Longtemps négligée, la gestion des consommables est en réalité une dimension stratégique de l’activité IT :
- Budgétaire : réduction des coûts cachés.
- Organisationnelle : continuité de service garantie.
- RSE et extra-financière : contribution à l’économie circulaire et au bilan carbone.
En intégrant cette mission, les directions IT démontrent leur rôle transversal et renforcent leur contribution à la performance globale de l’entreprise.
Et pour aller plus loin, des acteurs spécialisés comme STOCK TONER accompagnent les organisations dans la reprise de toners neufs : une solution simple, économique et responsable.